KI in der Personalabteilung: Was Gemini im Mittelstand übernehmen darf und wo der AI Act Grenzen zieht

In der Personalabteilung kleiner und mittlerer Betriebe fallen viele Texte an: Stellenanzeigen, Einladungen, Einarbeitungspläne, Antworten auf immer gleiche Fragen zu Urlaub, Arbeitszeit oder Dienstwagen. Hier kann KI spürbar entlasten. Gleichzeitig ist der Personalbereich der Ort, an dem der EU AI Act und das deutsche Arbeitsrecht besonders genau hinschauen. Wer KI über Bewerbende oder Beschäftigte entscheiden lässt, bewegt sich schnell im Hochrisikobereich.

Dieser Beitrag zeigt, wo Gemini in Google Workspace in der Personalarbeit bodenständig hilft, wo die Grenzen verlaufen und welche Regeln Du vorher mit Geschäftsführung, Datenschutz und gegebenenfalls Betriebsrat klären solltest.

Die Grundregel: Assistenz ja, Auswahl nein

Der AI Act stuft in Anhang III Nr. 4 zwei Gruppen von KI-Systemen im Bereich Beschäftigung als hochriskant ein:

• Systeme für die Einstellung oder Auswahl von Personen, insbesondere für gezielt geschaltete Stellenanzeigen, das Analysieren und Filtern von Bewerbungen und das Bewerten von Bewerbenden.
• Systeme, die Entscheidungen über Arbeitsbedingungen, Beförderung oder Kündigung beeinflussen, Aufgaben anhand von Verhalten oder persönlichen Merkmalen zuweisen oder Leistung und Verhalten überwachen und bewerten.

Nach dem KI-Omnibus gelten die Pflichten für diese Hochrisiko-Systeme ab dem 2. Dezember 2027. Bereits seit Februar 2025 verboten ist nach Art. 5 AI Act unter anderem der Einsatz von KI zur Erkennung von Emotionen am Arbeitsplatz, abgesehen von medizinischen oder sicherheitsbezogenen Gründen. Den Zeitplan und die Pflichten für Betreiber haben wir in EU AI Act für Betreiber im Mittelstand zusammengefasst.

Daraus folgt eine einfache Arbeitsregel für den Mittelstand: KI darf Personalverantwortlichen beim Schreiben, Strukturieren und Nachschlagen helfen. Sie soll aber keine Bewerbungen sortieren, keine Personen bewerten und keine Leistung überwachen. Diese Entscheidungen bleiben beim Menschen.

Wo Gemini in der Personalarbeit sinnvoll hilft

Stellenanzeigen entwerfen und überarbeiten

Mit Gemini in Google Docs entsteht aus Stichpunkten zu Aufgaben, Anforderungen und Rahmenbedingungen schnell ein erster Entwurf. Lass Gemini den Text auch auf verständliche Sprache, unnötige Fachbegriffe und eine neutrale, nicht ausschließende Formulierung prüfen. Die fachliche Verantwortung bleibt bei Dir: Gehalt, Arbeitszeit und Anforderungen müssen stimmen, bevor die Anzeige online geht. Wichtig ist der Unterschied zur Hochrisiko-Kategorie: Eine Anzeige zu formulieren ist etwas anderes, als KI entscheiden zu lassen, welchen Personen sie gezielt angezeigt wird.

Kommunikation mit Bewerbenden

Eingangsbestätigungen, Terminvorschläge und Absagen lassen sich als Vorlagen vorbereiten und mit Gemini in Gmail an den Einzelfall anpassen. Der Inhalt einer Absage, also die Entscheidung selbst, stammt dabei immer von einem Menschen. Gemini formuliert, entscheidet aber nicht.

Onboarding planen

Ein guter Einarbeitungsplan ist für viele Betriebe der größte Hebel gegen frühe Kündigungen. Gemini hilft, aus einer bestehenden Checkliste rollenbezogene Pläne für die ersten Wochen zu erstellen, mit Ansprechpersonen, Terminen und Zugängen. Für Schulungsvideos zu wiederkehrenden Themen eignet sich Google Vids, mehr dazu in Schulung und Onboarding mit Google Vids.

Interne Fragen beantworten

Fragen zu Urlaubsanträgen, Reisekosten oder Arbeitszeitregelungen beantworten Personalabteilungen oft dutzendfach. Ein Notizbuch in NotebookLM mit Eurem Mitarbeiterhandbuch, den Betriebsvereinbarungen und Richtlinien liefert Antworten mit Quellenangabe. Voraussetzung: Die Dokumente sind aktuell, und das Notizbuch enthält keine personenbezogenen Daten einzelner Beschäftigter. Wie das funktioniert, beschreibt NotebookLM im Mittelstand.

Protokolle und Gesprächsnotizen

Für Teamrunden und Projektmeetings sind automatische Zusammenfassungen eine Entlastung. Bei Personalgesprächen, Feedbackgesprächen oder Gesprächen mit dem Betriebsrat solltest Du KI-Notizen dagegen grundsätzlich nicht einsetzen, außer es gibt eine klare, abgestimmte Regelung und alle Beteiligten wissen davon.

Was Du bewusst nicht mit KI machen solltest

• Bewerbungen automatisch vorsortieren, bewerten oder ablehnen lassen.
• Lebensläufe in ein allgemeines Chatfenster kopieren und nach dem besten Kandidaten fragen.
• Leistung, Produktivität oder Verhalten von Beschäftigten mit KI auswerten.
• Stimmungen oder Emotionen in Gesprächen oder Videocalls analysieren.
• Arbeitszeugnisse ohne sorgfältige menschliche Prüfung übernehmen, denn Formulierungen in Zeugnissen haben rechtliches Gewicht.

Auch die DSGVO setzt Grenzen: Nach Art. 22 DSGVO haben Personen grundsätzlich das Recht, keiner ausschließlich automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden, die sie erheblich beeinträchtigt. Eine Absage, die nur ein System getroffen hat, ist genau so ein Fall.

Betriebsrat und Beschäftigte frühzeitig einbinden

Gibt es in Deinem Betrieb einen Betriebsrat, hat er nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Viele KI-Werkzeuge protokollieren Nutzung und Inhalte, deshalb ist eine frühe Abstimmung fast immer sinnvoll, oft in Form einer Betriebsvereinbarung zum KI-Einsatz.

Für Hochrisiko-Systeme verlangt der AI Act zusätzlich in Art. 26, dass Arbeitgeber die Arbeitnehmervertretung und die betroffenen Beschäftigten vor dem Einsatz am Arbeitsplatz informieren. Auch wenn Du solche Systeme gar nicht einsetzen willst, ist Transparenz die beste Grundlage für Akzeptanz. Tipps dazu findest Du in KI-Einführung: So nimmst Du Dein Team mit.

Datenschutz bei Gemini in Google Workspace

Personaldaten gehören zu den sensibelsten Daten im Betrieb. Laut dem Privacy Hub für Gemini in Google Workspace werden Inhalte nicht für andere Kunden verwendet und ohne Erlaubnis weder von Menschen geprüft noch außerhalb Deiner Domain für das Training von KI-Modellen genutzt. Gemini greift zudem nur auf Inhalte zu, für die die jeweilige Person berechtigt ist. Das ersetzt aber keine saubere Ablage: Personalakten und Bewerbungsunterlagen gehören in eine eigene, eng berechtigte Ablage, nicht in allgemein geteilte Ordner. Wie Du das aufbaust, zeigt Geteilte Ablagen und Ablagekonzept in Google Drive.

Nutze für Personalarbeit ausschließlich die Unternehmenskonten mit Gemini in Workspace, keine privaten KI-Zugänge. Das ist keine Rechtsberatung, sprich die konkreten Regeln mit Deinem Datenschutzbeauftragten ab.

In vier Schritten starten

1. Aufgaben sammeln: Welche Texte und Fragen kosten in der Personalabteilung am meisten Zeit?
2. Grenzen festlegen: Schreibe auf, was KI darf und was nicht, und stimme das mit Geschäftsführung, Datenschutz und gegebenenfalls Betriebsrat ab.
3. Vorlagen bauen: Stellenanzeigen, Bewerberkommunikation und Einarbeitungspläne als geprüfte Vorlagen anlegen, die Gemini anpasst.
4. Wissen bündeln: Handbuch und Richtlinien aktualisieren und als Quelle für Antworten auf interne Fragen nutzen.

Fazit

KI kann der Personalabteilung viel Schreib- und Sucharbeit abnehmen: Stellenanzeigen, Bewerberkommunikation, Onboarding und interne Fragen sind gute Startpunkte. Die Auswahl von Menschen, ihre Bewertung und die Überwachung von Leistung gehören dagegen nicht in die Hand einer KI. Wer diese Grenze klar zieht, Beschäftigte früh einbindet und Personaldaten sauber ablegt, nutzt KI im Personalbereich ohne böse Überraschungen.

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