Mit Gemini ausfüllen in Google Sheets: Quellen pro Zelle prüfen und große Listen anreichern

Am 28. Oktober 2026 hat Google im Workspace Updates Blog zwei Neuerungen für die KI-Funktion in Google Sheets angekündigt. Wenn Gemini Zellen mit Informationen aus dem Web füllt, zeigt Sheets jetzt die genutzten Webquellen direkt an jeder einzelnen Zelle. Außerdem verarbeitet die Funktion deutlich größere Anfragen auf einmal.

Für Betriebe im Mittelstand ist vor allem der erste Punkt wichtig. Bisher war die größte Hürde bei KI in Tabellen nicht die Technik, sondern das Vertrauen: Woher kommt dieser Wert, und stimmt er? Mit Quellen pro Zelle lässt sich das endlich nachvollziehen. In diesem Beitrag erklären wir, was sich geändert hat, für wen die Funktion gilt, wofür sie sich im Alltag eignet und wo Ihr vorsichtig bleiben solltet.

Was Google am 28. Oktober angekündigt hat

Laut der Ankündigung gibt es zwei Änderungen:

• Quellen pro Zelle: Wenn Ihr mit der KI-Funktion Zellwerte erzeugt, nennt Gemini die genutzten Webquellen direkt in der jeweiligen Zelle. So könnt Ihr jedes Ergebnis einzeln prüfen und gegenlesen. Die Quellenangaben stehen in Google Sheets im Browser zur Verfügung.
• Größere Anfragen: Eine einzelne Anfrage kann jetzt bis zu 3.000 Zellen umfassen. Dazu kommen laut Google schnellere Antworten und einheitlichere Ergebnisse von Zelle zu Zelle.

Google nennt außerdem eine eigene Zahl: Bei einer Aufgabe mit 500 Zellen sei die Funktion bis zu 55 Mal schneller als manuelle Eingabe. Die Zahl stammt aus einer internen Google-Studie mit 95 Teilnehmenden, englischen Prompts und englischsprachigen Nutzern. Für Euren Betrieb ist sie deshalb nur ein grober Hinweis, keine Zusage.

Für wen die Funktion gilt und wann sie kommt

Die Neuerung wird seit dem 20. Oktober 2026 schrittweise für Domains mit Rapid Release und Scheduled Release ausgerollt. Google rechnet mit bis zu 15 Tagen, bis die Funktion überall sichtbar ist. Verfügbar ist sie in diesen Editionen:

• Business Standard und Business Plus
• Enterprise Standard und Enterprise Plus
• Google AI Pro und Ultra für private Konten
• Google AI Pro for Education und AI Expanded Access als Zusatzpakete

Für Admins gibt es keinen zusätzlichen Schalter. Wer Gemini in Sheets bereits nutzen darf, bekommt die Quellenangaben automatisch. Business Starter wird in der Ankündigung nicht genannt.

So funktioniert die KI-Funktion in Sheets

Die Grundlagen beschreibt Google in der Hilfeseite KI-Funktion in Google Sheets verwenden. Kurz zusammengefasst:

• Ihr schreibt in eine Zelle =AI("Prompt"; Bereich) oder =Gemini("Prompt"; Bereich). Der Bereich ist optional, wird von Google aber ausdrücklich empfohlen, weil die Funktion sonst keinen Kontext aus Eurer Tabelle hat.
• Danach markiert Ihr die Zellen und klickt auf „Generieren und einfügen“. Die Ergebnisse werden eingefügt und im Versionsverlauf Euch zugeschrieben.
• Für ganze Spalten gibt es „KI-Spalte rechts einfügen“, und leere Bereiche lassen sich per „Mit Gemini ausfüllen“ anhand eines Beispiels oder eines eigenen Prompts füllen.
• Die Funktion kann Texte erzeugen, zusammenfassen, kategorisieren, Stimmungen erkennen und aktuelle Informationen aus der Google Suche holen. Genau bei diesem letzten Punkt helfen die neuen Quellenangaben.

Wichtig sind auch die Grenzen, die Google nennt: Antworten sind reiner Text, die Funktion sieht weder die ganze Tabelle noch andere Dateien in Drive, sie lässt sich nicht rückgängig machen, sondern nur neu generieren, und verschachtelte KI-Funktionen werden nicht unterstützt. Außerdem gibt es kurz- und langfristige Nutzungsgrenzen. Die deutsche Hilfeseite nannte bei unserem Abruf am 2. November 2026 noch eine Grenze von 350 ausgewählten Zellen pro Durchlauf, die Ankündigung spricht von 3.000 Zellen pro Anfrage. Plant mit dem, was in Eurem Konto tatsächlich angezeigt wird.

Wofür sich das im Mittelstand eignet

Am meisten Nutzen bringt die Funktion bei Listen, die Ihr bisher mühsam von Hand ergänzt habt. Ein paar typische Beispiele aus dem Betriebsalltag:

• Lieferanten- und Herstellerlisten pflegen: Zu einer Liste von Herstellern die offizielle Website, den Hauptsitz oder die Produktgruppe ergänzen und über die Quelle direkt prüfen, ob der Treffer stimmt.
• Produkt- und Ersatzteillisten anreichern: Kurze Beschreibungen oder Kategorien zu Artikelnummern ergänzen, bevor sie in ein Angebot oder einen Katalog wandern.
• Anfragen und Reklamationen sortieren: Freitext aus einem Formular in Kategorien wie Anfrage, Reklamation oder Rückfrage einteilen. Hier braucht Ihr keine Webquellen, sondern nur den Bereich mit dem Text.
• Recherche für Vertrieb und Einkauf: Öffentliche Informationen zu Zielbranchen, Normen oder Förderprogrammen sammeln und mit Quelle festhalten, damit später jemand nachlesen kann, woher die Angabe stammt.

Wie Ihr Tabellen grundsätzlich so aufbaut, dass KI damit gut arbeiten kann, haben wir im Beitrag Wie Betriebe in Wiehl mit KI und Gemini mehr aus ihren Tabellen holen können beschrieben. Wenn Eure Daten eher in einem Data Warehouse liegen, passt BigQuery-Daten in Google Sheets mit Gemini auswerten besser.

Quellen prüfen: So nutzt Ihr die Neuerung richtig

Quellen pro Zelle machen Ergebnisse überprüfbar, aber nicht automatisch richtig. Eine Quelle kann veraltet sein, eine Website kann falsche Angaben enthalten, und manchmal passt ein Treffer nur scheinbar. Bewährt hat sich ein einfacher Ablauf:

1. Erst klein testen: Den Prompt an zehn bis zwanzig Zeilen ausprobieren und jede Quelle anklicken. Erst wenn das Ergebnis passt, die ganze Spalte füllen.
2. Prompt präzise formulieren: Schreibt genau, welches Format Ihr erwartet, zum Beispiel „Nur die Domain, ohne https“ oder „Eine Kategorie aus dieser Liste“. Je enger die Vorgabe, desto einheitlicher die Ergebnisse.
3. Stichproben festlegen: Bei großen Listen nicht alles prüfen, aber eine feste Stichprobe pro Durchlauf. Abweichungen notiert Ihr in einer eigenen Spalte.
4. Ergebnis einfrieren: Werte, die Ihr weiterverwendet, als feste Werte in eine eigene Spalte übernehmen. So bleibt nachvollziehbar, welcher Stand in ein Angebot oder eine Auswertung eingeflossen ist.
5. Verantwortung klären: Wer gibt die Daten frei, bevor sie in Warenwirtschaft, CRM oder Kundendokumente wandern? Das gehört in Eure KI-Regeln.

Datenschutz und Freigaben

Laut dem Privacy Hub für generative KI in Google Workspace gelten Prompts als Kundendaten, und Workspace nutzt Kundendaten nicht ohne Eure Erlaubnis oder Anweisung zum Training von Modellen. Für Dateien, die mit Externen geteilt sind oder außerhalb Eurer Domain erstellt wurden, schaltet Google die anwendungsübergreifende Fundierung mit Drive und Gmail standardmäßig ab. In Sheets gilt das ausdrücklich auch für „Mit Gemini ausfüllen“ und die KI-Funktionen.

Trotzdem solltet Ihr bewusst entscheiden, welche Daten Ihr in eine Webrecherche gebt. Personenbezogene Daten von Kundinnen und Kunden oder Mitarbeitenden haben in einer Spalte, die mit Suchergebnissen angereichert wird, in der Regel nichts verloren. Arbeitet lieber mit Firmennamen, Artikelnummern oder neutralen Begriffen. Wer Tabellen mit Externen teilt, sollte außerdem die Freigabegrenzen in Google Drive sauber gesetzt haben.

So führt Ihr die Funktion ein

• Prüft, ob Eure Edition die Funktion enthält und ob Gemini in Sheets in der Admin-Konsole für die richtigen Gruppen aktiv ist.
• Wählt eine Liste aus, die heute viel Handarbeit kostet, und testet dort zuerst.
• Legt zwei oder drei Prompt-Vorlagen fest, die alle im Team nutzen, statt dass jede Person eigene Formulierungen erfindet.
• Schreibt eine kurze Regel auf, wann Quellen geprüft werden und wer Ergebnisse freigibt.
• Nach vier Wochen schaut Ihr gemeinsam, wie viel Zeit es wirklich gespart hat und wo Fehler aufgetreten sind.

Wenn Ihr aus einer Tabelle mehr machen wollt als eine Liste, findet Ihr Ideen im Beitrag Google Sheets als Betriebszentrale. Und wenn Ihr wissen wollt, wie gut Euer Betrieb insgesamt auf KI vorbereitet ist, hilft unser AI Readiness Check.

Fazit

Seit dem Rollout ab dem 20. Oktober 2026 zeigt die KI-Funktion in Google Sheets zu jeder Zelle die genutzten Webquellen und verarbeitet bis zu 3.000 Zellen pro Anfrage. Damit wird KI in Tabellen zum ersten Mal wirklich prüfbar. Für den Mittelstand eignet sich das vor allem für Listen, die Ihr bisher von Hand ergänzt habt. Entscheidend bleiben ein klarer Prompt, Stichproben und eine Person, die freigibt.

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