Gemini-Unterhaltungen nachvollziehen: Google Vault exportiert jetzt Gemini in Workspace

Wer in Gmail, Docs oder Meet mit Gemini arbeitet, führt jeden Tag kleine Gespräche mit der KI: eine Mail zusammenfassen, einen Angebotsentwurf schreiben, eine Besprechung nachbereiten. Bisher war für viele Betriebe unklar, wo diese Unterhaltungen landen und ob man sie im Ernstfall wiederfinden kann. Google hat am 22. Oktober 2026 eine wichtige Antwort geliefert: Google Vault unterstützt jetzt gefilterte Exporte für Gemini in Workspace.

In diesem Beitrag erklären wir, was die Neuerung genau kann, für welche Lizenzen sie gilt und wie Du sie in einem mittelständischen Betrieb sinnvoll einsetzt, ohne daraus ein Überwachungswerkzeug zu machen.

Was ist neu?

Google Vault ist das Werkzeug in Google Workspace für Aufbewahrung, Suche und Export von Unternehmensdaten, etwa bei rechtlichen Anforderungen. Bisher ging es dabei vor allem um Gmail, Drive, Chat oder Meet-Aufzeichnungen. Jetzt kommt eine neue Datenquelle dazu: die Unterhaltungen mit Gemini in den Workspace-Apps.

Laut Google umfasst die Neuerung diese Punkte:

• Filtern nach Personen und Zeitraum: Admins grenzen einen Export auf bestimmte Konten oder Organisationseinheiten mit bis zu 5.000 Nutzern ein und wählen einen Zeitraum samt Zeitzone.
• Export im JSON-Format: Die passenden Unterhaltungen werden über die Vault-Oberfläche exportiert. Die Unterstützung für die Vault-API soll innerhalb von 14 Tagen nach der Oberfläche folgen.
• Kontext inklusive: Der Export enthält die Eingaben der Nutzer, die Antworten der KI, erzeugte Anhänge wie Bilder, Links auf die verwendeten Workspace-Dateien, etwa Drive-Dokumente oder Gmail-Verläufe, sowie Quellenangaben.

Erfasst werden Unterhaltungen aus Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides und Meet, und zwar nur dann, wenn der Unterhaltungsverlauf eingeschaltet ist. Aufbewahrungsregeln und Sperren für Rechtsstreitigkeiten, im Vault-Sprachgebrauch Litigation Holds, gibt es für Gemini in Workspace noch nicht. Google kündigt sie für spätere Versionen an.

Für welche Lizenzen gilt das?

Vault ist nicht in jeder Workspace-Version enthalten. Laut Google ist die Funktion verfügbar in Business Plus, Enterprise Standard und Plus, Frontline Standard und Plus, Enterprise Essentials Plus, den Education-Versionen Fundamentals, Standard und Plus sowie mit dem Vault-Add-on. Wer Business Starter oder Business Standard nutzt, hat Vault in der Regel nicht und damit auch diesen Export nicht.

Das ist ein guter Anlass, einmal ehrlich zu prüfen, ob die eigene Lizenz zu den Anforderungen passt. Gerade Betriebe mit Aufbewahrungspflichten, Kanzleien, Praxen oder Zulieferer mit strengen Kundenvorgaben fahren mit Business Plus oft besser, weil Vault und erweiterte Sicherheitsfunktionen dabei sind.

Warum das für den Mittelstand relevant ist

KI wird in vielen Betrieben gerade Alltag. Damit stellen sich Fragen, die früher nur bei E-Mails aufkamen:

• Nachvollziehbarkeit: Ein Kunde beanstandet eine Angabe in einem Angebot. Wurde der Text mit Gemini erstellt, und auf welche Unterlagen hat sich die KI dabei gestützt? Mit dem Export und den Links auf die verwendeten Dateien lässt sich das rekonstruieren.
• Interne Klärung: Wenn vertrauliche Unterlagen in einer KI-Unterhaltung verwendet wurden, kann die Geschäftsführung gemeinsam mit dem Datenschutz prüfen, was genau passiert ist.
• Anfragen von außen: Bei Auskunftsersuchen oder rechtlichen Anforderungen gehören KI-Unterhaltungen inzwischen zu den Daten, die Ihr womöglich finden müsst.

Gleichzeitig gilt: Ein Export von KI-Unterhaltungen zeigt sehr persönlich, wie jemand arbeitet. Deshalb gehört die Funktion in klare Regeln, nicht in die Hand einzelner Neugieriger.

Unterhaltungsverlauf: die wichtigste Einstellung

Der Export funktioniert nur, wenn es etwas zu exportieren gibt. Entscheidend ist deshalb die Einstellung zum Unterhaltungsverlauf von Gemini in Workspace. Laut Google können Admins diese pro Organisationseinheit steuern, zum Beispiel verhindern, dass Nutzer Unterhaltungen manuell löschen, oder festlegen, dass Unterhaltungen nach einer Zeit ohne Aktivität automatisch gelöscht werden. Die Details beschreibt die Admin-Hilfe zum Unterhaltungsverlauf.

Hier musst Du eine bewusste Entscheidung treffen:

• Verlauf an, lange Aufbewahrung: gut für Nachvollziehbarkeit, aber mehr gespeicherte Daten, die zum Löschkonzept passen müssen.
• Verlauf an, automatische Löschung: ein guter Mittelweg für viele Betriebe. Unterhaltungen sind eine Zeit lang auffindbar und verschwinden danach.
• Verlauf aus: weniger gespeicherte Daten, dafür nichts, was Vault exportieren könnte.

Für die Gemini-App gelten in Vault eigene Regeln. Google beschreibt sie im Artikel Gemini-App-Nachrichten mit Vault aufbewahren. Prüfe beide Bereiche, damit am Ende kein Flickenteppich entsteht.

In sechs Schritten zur sauberen Lösung

1. Lizenz prüfen: Ist Vault in Eurer Workspace-Version enthalten oder als Add-on gebucht? Falls nein, entscheidet, ob Ihr es braucht.
2. Verlauf festlegen: Entscheidet pro Organisationseinheit, ob der Unterhaltungsverlauf an ist und wann automatisch gelöscht wird. Stimmt das mit Eurem Löschkonzept ab.
3. Vault-Rechte eng halten: Nur wenige Personen sollten Vault-Berechtigungen haben, idealerweise mit Vier-Augen-Prinzip. Vault protokolliert die Aktivitäten im eigenen Prüfbericht. Schaut dort regelmäßig rein.
4. Probe-Export machen: Testet den Export einmal mit einem Testkonto. So wisst Ihr, wie die JSON-Datei aussieht und wer sie lesen kann. Die Grundlagen stehen in der Vault-Hilfe zum Export.
5. Regeln aufschreiben: Haltet fest, wann ein Export zulässig ist, wer ihn freigibt und wie lange die Dateien aufbewahrt werden. Nehmt das in Eure KI-Regel auf.
6. Team informieren: Sagt offen, dass KI-Unterhaltungen gespeichert und im Bedarfsfall exportiert werden können. Wenn Ihr einen Betriebsrat habt, sprecht vorher mit ihm.

Was die Funktion nicht ist

Vault ist kein Werkzeug, um laufend zu kontrollieren, wie gut jemand mit KI arbeitet. Der Export ist für begründete Einzelfälle gedacht: rechtliche Anforderungen, Beschwerden, Sicherheitsvorfälle. Wer das so kommuniziert und technisch absichert, schafft Vertrauen statt Misstrauen.

Ebenso wichtig: Der Export ersetzt keine Schulung. Wenn Mitarbeitende nicht wissen, welche Daten in eine KI gehören, hilft auch die beste Nachvollziehbarkeit nur im Nachhinein. Wie Ihr eine kurze KI-Regel und Einweisungen nach Rollen aufsetzt, zeigt unser Beitrag KI-Regeln und KI-Kompetenz im Team aufbauen. Die rechtliche Einordnung zur europäischen KI-Verordnung findest Du in EU AI Act für Betreiber im Mittelstand.

Und wenn Ihr Gemini auch über die API nutzt?

Viele Betriebe nutzen Gemini nicht nur in Gmail und Docs, sondern auch in eigenen Automatisierungen, zum Beispiel mit n8n oder Make. Dort gelten andere Regeln, denn die Gemini API gehört nicht zu Workspace. Seit dem 26. Oktober 2026 speichert die Gemini API bei neuen Projekten Anfragen standardmäßig. Was das bedeutet, erklären wir in Gemini API speichert Anfragen jetzt standardmäßig.

Wie Deschalet unterstützt

Als zertifizierter Google Cloud Partner richten wir Google Workspace so ein, dass KI-Funktionen, Aufbewahrung und Datenschutz zusammenpassen. Wir prüfen Eure Lizenzen, legen die Einstellungen für den Unterhaltungsverlauf fest, vergeben Vault-Rechte nach dem Minimalprinzip und testen den Export mit Euch gemeinsam.

Fazit

Mit dem Vault-Export für Gemini in Workspace werden KI-Unterhaltungen zu dem, was E-Mails längst sind: auffindbare Unternehmensdaten. Das schafft Nachvollziehbarkeit, verlangt aber klare Regeln. Entscheidet bewusst über den Unterhaltungsverlauf, haltet die Vault-Rechte eng und sprecht offen mit Eurem Team.

Du willst wissen, wie Eure Einstellungen aktuell aussehen? Buch Dir ein kostenloses Erstgespräch. Wir schauen gemeinsam auf Lizenz, Verlauf und Vault und sagen Dir, was zuerst dran ist.