KI im Vertrieb mit Gemini: Angebote vorbereiten, nachfassen und den Vertriebsstand pflegen

Im Vertrieb geht viel Zeit nicht ins Verkaufen, sondern in alles drumherum: den alten Mailverlauf vor dem Termin noch einmal lesen, Notizen aus dem Gespräch abtippen, ein Angebot aus drei Vorlagen zusammensetzen, nachfassen, wenn eine Woche lang nichts kommt, und am Ende noch die Kundenliste aktualisieren. Genau hier kann Gemini in Google Workspace entlasten, direkt in Gmail, Docs, Sheets und Meet, ohne neues Werkzeug.

Dieser Beitrag zeigt, was Gemini im Vertrieb konkret übernehmen kann, sortiert nach Rollen: Innendienst, Außendienst und Vertriebsleitung. Er ergänzt zwei andere Beiträge. In KI und Gemini für Angebote und Schriftverkehr geht es um Textbausteine und den allgemeinen Schriftverkehr. In KI im Einkauf geht es um Angebote, die Du bekommst. Hier geht es um die Angebote, die Du schreibst, und um alles, was danach passiert.

Was Gemini im Vertrieb leisten kann und was nicht

Gemini ist in Workspace an mehreren Stellen eingebaut. In Gmail fasst die Seitenleiste laut Gmail-Hilfe lange Konversationen zusammen, sucht Details in früheren Mails, entwirft Antworten und schlägt Termine aus dem Kalender vor. Mit „Formuliere für mich“ entstehen neue Entwürfe oder bestehende werden formeller, freundlicher oder kürzer. In Docs kann Gemini laut Docs-Hilfe Inhalte mit Informationen aus Drive, Gmail, Chat und dem Web entwerfen und eigene Dokumente als Quelle nutzen. In Sheets erstellt es Tabellen, Formeln, Auswertungen und Diagramme und fasst Mails und Drive-Dateien zusammen.

Was Gemini nicht ersetzt: Deine Preislogik, Deine Freigaberegeln und Dein Urteil über den Kunden. Gemini schlägt vor, ein Mensch entscheidet und schickt ab. Welche Funktionen genau verfügbar sind, hängt vom Workspace-Abo ab.

Innendienst: Angebote vorbereiten ohne Copy and Paste

Der Innendienst setzt Angebote meist aus festen Bausteinen zusammen: Leistungsbeschreibung, Positionen, Konditionen, Ansprechpartner. Mit Gemini in Docs geht das schneller, wenn die Grundlage stimmt.

• Angebotsvorlage als Quelle: Lege eine gepflegte Vorlage mit Standardtexten in einer geteilten Ablage ab. Im neuen Angebot verweist Du per „@“ oder über „Quellen“ auf diese Vorlage und die Anfrage aus Gmail. Gemini formuliert daraus einen ersten Entwurf im gewohnten Stil.
• Anfrage verstehen: Bei langen Mailverläufen lässt Du Dir in Gmail zuerst die Anforderungen zusammenfassen. Was ist gewünscht, bis wann, mit welchen Besonderheiten? Das ist die Checkliste für das Angebot.
• Preise bleiben bei Euch: Positionen und Preise kommen aus der Warenwirtschaft oder Eurer Preisliste, nicht aus dem Modell. Gemini hilft beim Text drumherum, nicht bei der Kalkulation.

Eine gute Regel für den Start: Jedes Angebot, das Gemini mit vorbereitet hat, liest eine zweite Person gegen, bis das Team die Qualität einschätzen kann.

Außendienst: Gesprächsnotizen und Vorbereitung

Im Außendienst ist die knappste Ressource Zeit zwischen zwei Terminen. Zwei Einsatzfelder lohnen sich besonders.

Vor dem Termin: In Gmail fragst Du Gemini nach dem letzten Stand mit einem Kunden, etwa offene Fragen, zugesagte Unterlagen oder der zuletzt genannte Liefertermin. Statt zwanzig Mails zu lesen, hast Du in einer Minute die wichtigsten Punkte. Prüfe sie trotzdem kurz im Original, bevor Du Dich darauf berufst.

Nach dem Termin: Bei Videocalls erstellt „Mach Notizen für mich“ in Google Meet automatisch Besprechungsnotizen in Google Docs, auch auf Deutsch. Die Funktion lässt sich laut Hilfe auch für persönliche Treffen nutzen. Wichtig: Kläre vorher, dass alle Beteiligten einverstanden sind. Admins können eine ausdrückliche Einwilligung der Teilnehmenden verlangen. Wie Ihr aus solchen Notizen verlässlich Aufgaben macht, zeigt unser Beitrag Meeting-Recaps in Google Chat.

Nachfassen: freundlich, konkret, rechtzeitig

Viele Angebote versanden nicht, weil der Kunde Nein sagt, sondern weil niemand nachfragt. Gemini nimmt Dir dabei die Formulierung ab, nicht die Entscheidung.

• Entwurf aus dem Verlauf: In der Antwort auf die Angebotsmail bittest Du „Formuliere für mich“ um eine kurze, freundliche Nachfrage, die auf die offenen Punkte eingeht. Mit den Optionen „Formeller ausdrücken“ oder „Kürzen“ passt Du den Ton an.
• Feste Zeitpunkte: Legt im Team fest, wann nachgefasst wird, zum Beispiel nach einer und nach drei Wochen. Die Erinnerung selbst kommt aus dem Kalender oder aus Google Tasks, nicht aus der KI.
• Keine Massenmails mit KI-Text: Nachfassen ist persönlich. Jede Nachricht geht an eine Person und wird vor dem Senden gelesen.

CRM-Pflege: Der Stand gehört an einen Ort

Viele Betriebe im Mittelstand führen ihre Vertriebsliste in Google Sheets, manche in einem CRM wie HubSpot. In beiden Fällen gilt: Der Wert entsteht nur, wenn die Daten aktuell sind. Gemini in Sheets hilft beim Aufräumen und Auswerten. Es kann Spalten mit Drop-down-Menüs für den Status anlegen, Filter setzen, eine Pivot-Tabelle für offene Angebote pro Monat bauen oder eine Formel für die Tage seit dem letzten Kontakt erstellen.

Für die Pflege selbst lohnt sich eine einfache Struktur: eine Zeile pro Angebot, feste Spalten für Kunde, Angebotsdatum, Status, nächsten Schritt und verantwortliche Person. Wer daraus automatisch Erinnerungen oder Übergaben an andere Systeme bauen will, kommt mit Prozessautomatisierung weiter, etwa mit n8n oder Workspace-Bordmitteln. Wie eine Tabelle zur Betriebszentrale wird, zeigt unser Beitrag Google Sheets als Betriebszentrale.

Vertriebsleitung: Überblick statt Bauchgefühl

Die Vertriebsleitung braucht keine weiteren Dashboards, sondern verlässliche Antworten auf wenige Fragen: Welche Angebote sind offen? Wo wurde lange nicht nachgefasst? Welche Anfragen kamen woher? Wenn die Vertriebsliste sauber geführt wird, beantwortet Gemini in Sheets solche Fragen direkt in der Seitenleiste und erstellt passende Diagramme. Das funktioniert laut Hilfe am besten mit nativen Google-Tabellen, Excel-Dateien solltest Du vorher als Google-Tabelle speichern.

Wichtig ist auch hier: Gemini wertet aus, was in der Tabelle steht. Fehlende oder veraltete Einträge führen zu falschen Schlüssen. Die erste Aufgabe der Leitung ist deshalb, die Pflege der Liste verbindlich zu machen.

Datenschutz: Was mit Kundendaten passiert

Im Vertrieb geht es fast immer um personenbezogene Daten. Der Privacy Hub von Google Workspace beschreibt die Zusagen für Geschäftskonten: Interaktionen mit Gemini bleiben in Eurer Organisation, Inhalte werden ohne Erlaubnis nicht von Menschen geprüft und nicht für das Training von Modellen außerhalb Eurer Domain genutzt. Gemini greift nur auf Inhalte zu, für die die jeweilige Person ohnehin Berechtigungen hat.

Daraus folgen drei praktische Regeln:

• Vertrieb arbeitet mit Geschäftskonten in Workspace, nicht mit privaten KI-Konten.
• Freigaben in Drive sauber halten, denn was jemand sehen darf, kann auch Gemini für ihn nutzen. Dazu passt unser Beitrag Freigabegrenzen in Google Drive.
• Eine kurze KI-Richtlinie für das Team: welche Funktionen genutzt werden, welche Daten hineindürfen und wer vor dem Versand prüft.

So startest Du

1. Eine Rolle, ein Ablauf: Starte zum Beispiel im Innendienst mit Angeboten aus Vorlage oder im Außendienst mit Gesprächsnotizen.
2. Vorlagen aufräumen: Angebotsvorlage, Standardtexte und Vertriebsliste an einem festen Ort in Drive.
3. Regeln festlegen: Gegenlesen, Freigabe vor Versand, keine Preise aus der KI.
4. Zwei bis vier Wochen testen: Gemeinsam auswerten, was Zeit spart und was nicht, dann auf die nächste Rolle ausweiten.

Fazit

KI im Vertrieb heißt nicht, dass Gemini verkauft. Es heißt, dass Dein Team weniger Zeit mit Suchen, Abtippen und Formulieren verbringt und mehr mit Kunden. Der Hebel liegt in sauberen Vorlagen, einer gepflegten Vertriebsliste und klaren Regeln, wer prüft und abschickt.

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