Case Study: Wie wir den Verein Team-F erfolgreich in die Google Cloud begleitet haben

Die Ausgangslage: Wenn die historisch gewachsene IT an ihre Grenzen stößt

Als IT-Systempartner und offizieller Google Cloud Partner ist es unsere Leidenschaft bei Deschalet, Organisationen den Weg in eine moderne, digitale Zukunft zu ebnen. Ein besonders spannendes Projekt durften wir in den letzten Monaten mit dem christlichen Verein Team-F e.V. umsetzen, einer großen Non-Profit-Organisation, die sich mit Seminaren und Beratungen deutschlandweit für Paare, Familien und Einzelpersonen einsetzt.

Mit hunderten ehrenamtlichen Mitarbeitern, dutzenden Regionalleitern und einem Kernteam im Büro in Lüdenscheid hatte Team-F jahrelang mit einer extrem verschachtelten und fehleranfälligen IT-Infrastruktur zu kämpfen. Das System bestand aus:

• Einer lokal gehosteten MS-Access-Datenbank („Optigam")
• Einem unübersichtlichen E-Mail-Routing über IONOS mit zahllosen Weiterleitungen
• Einer selbst gehosteten Nextcloud, die kaum noch wartbar war

Der Weckruf kam im Juli 2025: Ein Serverabsturz legte die alte Website von Team-F komplett lahm. Es war klar: Die Organisation musste raus aus der fehleranfälligen lokalen Serverstruktur und rein in eine professionelle, skalierbare Cloud-Umgebung. Hier kamen wir von Deschalet ins Spiel.

Unsere Lösung: Der ganzheitliche Umstieg auf Google Workspace

Gemeinsam mit dem neu aufgestellten IT-Team von Team-F haben wir eine umfassende Migration auf Google Workspace für Non-Profits geplant und durchgeführt. Da Team-F als eingetragener Verein förderfähig ist, konnten wir das kostenfreie Nonprofit-Programm von Google mit bis zu 2.000 Nutzerlizenzen und 100 TB Speicherplatz für sie sichern.

Unsere Umsetzung umfasste dabei mehrere entscheidende Meilensteine:

1. E-Mail-Migration & Strukturelle Bereinigung

Vor unserer Migration glich die E-Mail-Landschaft von Team-F einem „digitalen Mülleimer" aus unzähligen Alias-Adressen und Weiterleitungskaskaden auf private E-Mail-Konten. Wir haben die gesamte Domain- und E-Mail-Struktur bereinigt:

• Die rund 120 aktiven Postfächer wurden nahtlos von IONOS zu Gmail migriert
• Konsequente Einführung von Google Groups und delegierten Postfachzugriffen für Funktionsadressen (z.B. für Bundesländer oder Bereiche)
• Scheidet nun ein Mitarbeiter aus, bleiben die historischen E-Mails sicher bei der Organisation, anstatt in privaten Postfächern zu verschwinden

2. Der „Team-F Browser" für maximale Sicherheit (BYOD)

Da Team-F stark auf ehrenamtliche Mitarbeiter setzt, die private Endgeräte nutzen (Bring Your Own Device), standen wir vor einer großen Datenschutz-Herausforderung. Unsere Lösung: Wir haben für die Organisation das kostenlose Chrome Enterprise Core konfiguriert. Jeder Mitarbeiter meldet sich nun in einem gebrandeten Team-F Chrome-Browser an (erkennbar am blauen Balken und dem Vereinslogo).

Das hat zwei massive Vorteile:

• Strikte Trennung: Private und geschäftliche Daten (z.B. Lesezeichen, Suchverläufe, Urlaubsbilder) werden strikt getrennt.
• Security & Compliance: Als Administratoren konnten wir voreingestellte Lesezeichen verteilen und unsichere Webseiten (Scam, Entertainment etc.) zentral blockieren, um die Organisation vor Angriffen zu schützen.

3. Change Management & Schulungen

Die beste IT nützt nichts, wenn die Nutzer sie nicht verstehen. Weil der Wechsel von traditionellem Outlook und lokalen Ordnern hin zu „Cloud First" (Gmail, Google Drive, Google Meet) eine enorme kulturelle Umstellung ist, haben wir Team-F intensiv begleitet:

• Initiales User-Testing mit Schlüsselpersonen
• Live-Webinare für alle Mitarbeiter
• Maßgeschneiderte Onboarding-Dokumente
• Sicherstellung, dass auch technisch weniger affine Mitarbeiter sicher im neuen System landen

Der Blick nach vorn: Automatisierung

Mit der erfolgreichen Migration der E-Mails und der Etablierung von Google Workspace ist das Fundament gelegt. In den nächsten Schritten begleiten wir Team-F bei:

• Der Migration der veralteten Nextcloud in die Geteilten Ablagen von Google Drive
• Der Automatisierung von Verwaltungsprozessen (Seminarplanung) durch Tools wie n8n oder Windmill
• Der nahtlosen Integration mit dem neuen Headless-CMS (Directus)

Unser Fazit

Das Projekt mit Team-F zeigt wunderbar, wie moderne Cloud-Architektur und smarte Governance-Regeln eine Organisation befreien können. Durch den Umstieg auf Google Workspace hat Team-F nun eine zukunftssichere, hochgradig kollaborative IT-Landschaft. So kann sich das Team wieder auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: Ihre wertvolle Arbeit mit den Menschen.

Möchten auch Sie Ihre Organisation modernisieren und in die Cloud migrieren? Sprechen Sie uns an, wir von Deschalet begleiten Sie Schritt für Schritt!