Alte Word-, PowerPoint- und LibreOffice-Dateien: Was die Gemini API seit 5. November direkt liest

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Seit dem 5. November 2026 nimmt die Gemini API auch PPT, ODP und ODS an, liest DOC als Seitenbilder, und Werkzeuge von KI-Agenten dürfen Office-Dateien direkt zurückgeben. Wie die Formate verarbeitet werden, wo die Grenzen liegen und wie Du in fünf Schritten startest.

In vielen Betrieben liegt ein großer Teil des Wissens nicht in sauberen PDFs, sondern in alten Word-Dateien, PowerPoint-Folien aus den 2000er-Jahren und Tabellen aus LibreOffice. Prüfberichte als .doc, Schulungsunterlagen als .ppt, Kalkulationen als .ods. Wer diese Bestände mit KI auswerten wollte, musste sie bisher oft erst umwandeln. Seit dem 5. November 2026 nimmt die Gemini API einige dieser Formate direkt an. Wir ordnen ein, was sich geändert hat, wo die Grenzen liegen und wie Du das im Betrieb sinnvoll nutzt.

Was Google am 5. November geändert hat

Laut Changelog der Gemini API vom 5. November 2026 gibt es zwei Neuerungen, die für die Dokumentenverarbeitung wichtig sind:

  • Mehr Office- und OpenDocument-Formate als Eingabe: Die API akzeptiert jetzt PowerPoint 97-2003 (.ppt), OpenDocument-Präsentationen (.odp) und OpenDocument-Tabellen (.ods). Word-97-2003-Dateien (.doc) werden zusätzlich als Seitenbilder verarbeitet.
  • Dateien in Funktionsantworten: Werkzeuge, die ein KI-Agent aufruft, dürfen jetzt Office- und OpenDocument-Dateien, Audio und Video an das Modell zurückgeben, auch als Verweis auf eine bereits hochgeladene Datei statt als Datenpaket.

Für DOCX, DOTX, ODT, PPTX, XLSX und XLS ändert sich laut Changelog nichts an der Verarbeitung.

Wie Gemini die einzelnen Formate liest

Das ist der wichtigste Teil, weil er bestimmt, ob die Ergebnisse brauchbar sind. Die Doku zur Dokumentenverarbeitung beschreibt es so:

  • DOC, PPT und ODP: Jede Seite oder Folie wird als Bild gerendert. Das Modell sieht also Layout, Diagramme und Bilder. Die ganze Datei wird verarbeitet.
  • DOCX, DOTX, ODT und PPTX: Das Modell bekommt den Text der ganzen Datei, bei DOCX und PPTX zusätzlich eingebettete Bilder. Seiten und Folien werden nicht als Bild gerendert. Seitenlayout und Diagramme können dabei verloren gehen.
  • XLSX und XLS: Nur das erste Tabellenblatt wird gelesen und in CSV umgewandelt. Das Modell sieht die Zellwerte, aber keine Formeln und keine Formatierung.
  • ODS: Ebenfalls nur das erste Tabellenblatt, dafür mit Zellwerten und Formeln.

Die bestehenden Grenzen für Dateigröße und Seitenzahl gelten für die ganze Datei. Für PDFs nennt die Doku bis zu 50 MB oder 1.000 Seiten.

Daraus ergeben sich ein paar praktische Regeln. Wenn ein Diagramm in einer modernen Word-Datei wichtig ist, exportierst Du sie besser als PDF, weil PDFs mit Seitenbildern verarbeitet werden. Wenn eine Excel-Mappe mehrere Blätter hat, landet nur das erste beim Modell. Wenn Du wissen willst, wie eine Zahl zustande kommt, hilft bei XLSX nur ein Blick in die Datei selbst, bei ODS sieht das Modell die Formel mit.

Wo das im Mittelstand hilft

Altbestände durchsuchbar machen: Prüfprotokolle, Arbeitsanweisungen oder Angebote, die vor Jahren als .doc gespeichert wurden, lassen sich jetzt direkt auswerten, zum Beispiel um Kerndaten in eine Tabelle zu übernehmen. Dass .doc als Seitenbild verarbeitet wird, ist hier ein Vorteil, weil auch Tabellen und eingefügte Skizzen sichtbar bleiben.

Schulungsunterlagen aufbereiten: Alte PowerPoint-Folien enthalten oft das eigentliche Betriebswissen. Mit Gemini lassen sich daraus Zusammenfassungen, Checklisten oder Fragen für die Einarbeitung erstellen. Die Folien werden als Bilder gelesen, also inklusive Grafiken.

LibreOffice-Umgebungen: Viele Vereine, Nonprofits und manche Verwaltungen arbeiten mit OpenDocument. Kalkulationen als .ods lassen sich jetzt ohne Umweg auswerten, und das Modell sieht dabei die Formeln, was bei der Prüfung von Rechenwegen hilft.

KI-Agenten mit Dateizugriff: Ein Agent, der über ein Werkzeug Dateien aus Eurer Ablage holt, kann die Datei jetzt direkt an das Modell zurückgeben, statt erst Text herauszuziehen. Laut Doku zu multimodalen Funktionsantworten gilt das für Modelle der Gemini-3-Reihe und umfasst neben PDF und CSV auch alle oben genannten Office- und OpenDocument-Formate. Das vereinfacht Abläufe, etwa wenn ein Agent zu einer Reklamation den passenden Prüfbericht nachschlägt.

Was Du vorher klären solltest

Neue Formate sind kein Grund, Datenschutz und Qualität zu überspringen. Vier Punkte gehören vor jeden Einsatz:

  1. Welche Daten gehen raus? Alte Dokumente enthalten oft personenbezogene Daten, Preise oder Kundendetails, an die niemand mehr gedacht hat. Lege fest, welche Bestände verarbeitet werden dürfen. Beachte auch, dass die Gemini API Anfragen je nach Einstellung speichert. Was dazu seit Ende Oktober gilt, steht in Gemini API speichert Anfragen standardmäßig.
  2. Welches Ergebnis brauchst Du? Wenn Daten in ein anderes System sollen, gib ein festes Schema vor, statt freien Text zu erwarten. Wie das geht, zeigt unser Beitrag zu strukturierten Ausgaben mit Gemini.
  3. Wie prüft Ihr die Ergebnisse? Lege eine kleine Stichprobe von Dokumenten fest, bei denen Ihr das richtige Ergebnis kennt, und vergleiche. Bei Tabellen besonders darauf achten, dass wirklich das richtige Blatt vorne liegt.
  4. Welches Modell? Gemini 2.5 Pro und 2.5 Flash werden laut Google ab 1. Dezember 2026 auf neuere Modelle umgeleitet. Neue Abläufe solltest Du direkt auf einem aktuellen Modell aufbauen. Mehr dazu in Gemini 2.5 läuft aus.

Fünf Schritte zum Start

  1. Bestand sichten: Welche alten Dateiformate liegen in Eurer Ablage, und welche davon enthalten Wissen, das Ihr wirklich braucht?
  2. Einen Anwendungsfall wählen: zum Beispiel alte Prüfberichte in eine Tabelle übertragen oder Schulungsfolien zusammenfassen. Nicht alles auf einmal.
  3. Dateien vorbereiten: Bei Tabellen das relevante Blatt nach vorne ziehen oder als eigene Datei speichern. Bei Word-Dateien mit wichtigen Diagrammen PDF wählen.
  4. Testlauf mit Stichprobe: zehn bis zwanzig Dokumente, deren Inhalt Ihr kennt. Ergebnisse vergleichen, Schema und Prompt nachschärfen.
  5. Ablauf festziehen: Wer stößt die Verarbeitung an, wer prüft, wohin gehen die Ergebnisse? Bei wiederkehrenden Aufgaben lohnt sich eine Automatisierung, etwa mit n8n, wie wir sie in unserer Belegverarbeitung nutzen.

Einordnung

Die Änderung vom 5. November ist kein großer Sprung, aber ein praktischer. Sie nimmt einen Umwandlungsschritt aus vielen Abläufen und macht ältere Bestände ohne Zusatzwerkzeug zugänglich. Die Unterschiede zwischen den Formaten sind dabei wichtiger als die Neuerung selbst: Wer weiß, dass XLSX nur das erste Blatt ohne Formeln liefert und DOCX ohne Seitenbild gelesen wird, vermeidet die typischen Fehler. Wenn Ihr KI für Angebote und Lieferantenunterlagen nutzen wollt, findest Du Beispiele in KI im Einkauf mit Gemini.

Was Deschalet dabei übernimmt

Wir prüfen mit Dir, welche Dokumentbestände sich für eine Auswertung eignen, bauen den Ablauf mit Gemini auf Google Cloud oder mit n8n und legen Prüfschritte fest, damit Ergebnisse verlässlich sind. Wo Ihr bei KI insgesamt steht, zeigt der AI-Readiness-Check. Unser Whitepaper zur KI-Readiness fasst die wichtigsten Grundlagen zusammen.

Fazit

Die Gemini API liest seit dem 5. November 2026 auch alte PowerPoint-Dateien, Word-97-2003-Dokumente als Seitenbilder sowie OpenDocument-Präsentationen und -Tabellen. Werkzeuge von KI-Agenten dürfen solche Dateien direkt zurückgeben. Für Betriebe mit gewachsenen Ablagen heißt das: weniger Umwandeln, mehr nutzbares Wissen. Entscheidend bleiben Datenauswahl, klare Ausgabeformate und eine Prüfung mit Stichproben. Wenn Du das für Deinen Betrieb angehen willst, vereinbare ein kostenloses Erstgespräch.