Von Gems zu Skills: Was sich in Google Workspace bis März 2027 ändert und wie Du umsteigst

Wer im Team mit Gems arbeitet, also mit eigenen Gemini-Assistenten für wiederkehrende Aufgaben, sollte sich ein Datum notieren: Ab frühestens 1. März 2027 lösen Skills die Gems in Business- und Enterprise-Konten vollständig ab. Danach lassen sich Gems weder anlegen noch bearbeiten noch nutzen. Seit dem 9. November 2026 rollen Skills außerdem in Google Workspace Studio und in Gmail, Docs, Slides, Drive und Chat aus. Für Betriebe heißt das: Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, die vorhandenen Gems zu sichten und den Umstieg in Ruhe zu planen, statt im Februar hektisch Abläufe zu reparieren.

Anlass für diesen Beitrag ist die Ankündigung im Google Workspace Updates Blog vom 9. November 2026 und die Admin-Hilfe „About the transition from Gems to skills“ (Stand 9. November 2026). Was Skills grundsätzlich sind und wie Ihr damit Teamwissen festhaltet, haben wir bereits in Gemini Skills und Team-Wissen in Google Workspace beschrieben. Hier geht es um den praktischen Teil: Was sich ändert, welche Fristen gelten und wie Du den Wechsel in vier Wochen sauber hinbekommst.

Was sich ändert, kurz erklärt

Gems waren bisher auf die Gemini-App beschränkt. Man öffnete einen Gem, und Gemini arbeitete mit dessen festen Anweisungen. Skills sind dagegen wiederverwendbare Anweisungen, die Gemini überall dort anwenden kann, wo Ihr arbeitet. Laut Google bringen Skills vor allem vier Unterschiede mit:

• Mehrere Oberflächen: Skills gibt es in der Gemini-App, in Google Workspace und in Gemini Enterprise.
• Direkt im Chat: Ein Skill wird mit / oder @ und seinem Namen aufgerufen, ohne in ein eigenes Gem-Fenster zu wechseln.
• Kombinierbar: Mehrere Skills lassen sich in einer Anfrage zusammen nutzen, etwa „Angebotsstil“ plus „Preisregeln“.
• Offenes Format: Skills basieren auf dem Markdown-Format SKILL.md und lassen sich als Text zwischen Werkzeugen übertragen.

In Workspace kann Gemini einen eingeschalteten Skill auch selbst erkennen und anwenden, wenn er zur Anfrage passt. Skills können außerdem Workspace-Studio-Flows starten, die mit „Manuell starten“ oder „Nach Zeitplan“ beginnen.

Die Termine, die Du kennen solltest

Google beschreibt den Übergang in mehreren Schritten. Für Business- und Enterprise-Kunden sind das die wichtigsten:

• Seit 13. Oktober 2026: Skills rollen in der Gemini-App aus. In Workspace Studio können keine neuen „Ask a Gem“-Schritte mehr angelegt werden.
• Seit 9. November 2026: Skills rollen in Workspace Studio und in Gmail, Docs, Slides, Drive und Chat im Web aus, Rapid Release zuerst. Scheduled-Release-Domains folgen laut Updates Blog ab 30. November 2026, jeweils schrittweise über bis zu 15 Tage.
• 17. November 2026: Gems wandern in der Gemini-App in die Einstellungen. Sie lassen sich dort weiter anlegen, bearbeiten und nutzen.
• Frühestens 1. März 2027: Skills ersetzen Gems vollständig. Verbliebene Gems werden automatisch in Skill-Entwürfe umgewandelt, allerdings nur in der Gemini-App, nicht in Workspace oder Gemini Enterprise.

Google kündigt an, die genauen Details der automatischen Umwandlung mindestens 30 Tage vorher zu veröffentlichen. Umgewandelte Gems erscheinen als inaktive Entwürfe und müssen von ihren Erstellern geprüft und aktiviert werden. Namen, Beschreibungen, Anweisungen und hochgeladene Wissensdateien bleiben laut Google erhalten.

Drei Stolperstellen für Betriebe

1. Zwei getrennte Welten

Skills aus der Gemini-App und Skills in Workspace synchronisieren sich nicht. Wer einen Gem in der Gemini-App hat und denselben Ablauf in Gmail oder Docs nutzen will, muss den Skill in Workspace separat anlegen. Weil beide Seiten SKILL.md verwenden, geht das per Kopieren der Anweisungen. Plant also bewusst, wo ein Skill leben soll: Für Aufgaben direkt in Mails, Dokumenten und Präsentationen ist Workspace der richtige Ort.

2. Flows mit „Ask a Gem“ hören auf zu laufen

Laut Workspace-Studio-Hilfe funktionieren bestehende Flows mit einem „Ask a Gem“-Schritt vorerst weiter, ab März 2027 aber nicht mehr. Der Ersatz ist ein „Ask Gemini“-Schritt, bei dem Du den Prompt übernimmst und, sobald verfügbar, einen oder mehrere Skills auswählst. Wer Studio für Zusammenfassungen, Mailentwürfe oder Einordnungen nutzt, sollte diese Flows jetzt auflisten. Wie Workspace Studio im Alltag eingesetzt wird, steht in Workspace Studio und Gemini im Tagesablauf.

3. Sprache und Oberflächen

Skills in Workspace unterstützen laut Google derzeit nur englische Prompts und Anweisungen. Erstellen, Bearbeiten, Testen und Teilen geht im Web, aufrufen lassen sich Skills auch in der Chat-App auf Android und iOS. In Google Sheets und Google Meet gibt es Skills in Workspace noch nicht. Für deutschsprachige Teams heißt das: Anweisungen vorerst auf Englisch formulieren und die Ergebnisse auf Deutsch anfordern, oder mit dem Umbau wichtiger Abläufe warten, bis weitere Sprachen folgen. Google nennt zusätzliche Sprachen als künftiges Update, ohne Datum.

Was Admins jetzt prüfen sollten

Skills in Workspace Studio und Gemini in Workspace sind für berechtigte Editionen standardmäßig eingeschaltet. Verfügbar sind sie laut Admin-Hilfe für Nutzer ab 18 Jahren mit Business Starter, Standard und Plus, Enterprise Standard und Plus sowie mit bestimmten Add-ons. In der Admin-Konsole lassen sie sich für die ganze Domain, einzelne Organisationseinheiten oder Gruppen abschalten. Drei Punkte gehören auf die Liste:

• Externes Teilen: Das Teilen von Skills nach außen folgt den Studio-Freigabeeinstellungen. Prüfe, ob das so gewollt ist.
• Drive-Rechte: Verweist ein Skill auf Drive-Dateien, müssen Empfänger Zugriff auf diese Dateien haben. Ein geteilter Skill ist eine unabhängige Kopie, spätere Änderungen am Original kommen dort nicht an.
• Protokolle: Mit der allgemeinen Verfügbarkeit lassen sich Skill-Aktivitäten über die Workspace-Studio-Log-Ereignisse in der Admin-Konsole prüfen.

Saubere Freigaben in Drive sind dabei die Grundlage. Wie Ihr geteilte Ablagen so zuschneidet, dass Rechte zum Team passen, beschreibt Ablagekonzept mit geteilten Ablagen.

So gehst Du den Umstieg in vier Wochen an

1. Woche 1, Bestand aufnehmen: Bitte jedes Teammitglied, seine Gems aufzulisten: Name, Zweck, wie oft genutzt, mit wem geteilt. Ergänze alle Studio-Flows mit „Ask a Gem“-Schritt. Eine einfache Tabelle reicht.
2. Woche 2, aufräumen: Test-Gems, Einmal-Gems und Doppelungen löschen. Google empfiehlt das ausdrücklich vor der automatischen Umwandlung. Übrig bleiben meist wenige Gems, die wirklich täglich helfen, etwa für Angebotsmails, Protokolle oder Kundenantworten.
3. Woche 3, wichtige Gems neu bauen: Die zwei oder drei wichtigsten Gems als Skills in Workspace Studio anlegen. Anweisungen aus dem Gem kopieren, Referenzdateien verlinken, im Skill-Builder testen, dann einschalten. Gleichzeitig die betroffenen Flows auf „Ask Gemini“ umstellen.
4. Woche 4, Team einweisen: Zeigen, wie Skills mit @ aufgerufen und kombiniert werden, und festlegen, wer welche Skills pflegt. Ein Skill ohne Verantwortlichen veraltet genauso schnell wie eine alte Vorlage.

Ein Beispiel aus dem typischen Büroalltag: Ein Handwerksbetrieb nutzt einen Gem, der aus Stichpunkten eine freundliche Angebotsmail schreibt. Als Skill in Workspace steht derselbe Ablauf direkt in Gmail zur Verfügung, kombiniert mit einem zweiten Skill, der die Zahlungsbedingungen aus einem Drive-Dokument einhält. Der Mensch prüft und schickt ab, wie bisher.

Was Du nicht tun solltest

• Nicht auf die automatische Umwandlung warten. Sie landet nur in der Gemini-App und nur als Entwurf.
• Keine vertraulichen Inhalte direkt in Skill-Anweisungen schreiben, die später geteilt werden. Besser auf Drive-Dateien mit passenden Rechten verweisen.
• Nicht jeden Gem eins zu eins übertragen. Der Umstieg ist eine gute Gelegenheit, Anweisungen zu kürzen und zu klären.

Wie Ihr das Team bei solchen Veränderungen mitnehmt, beschreibt KI-Einführung im Team. Und wer verstehen will, warum Google auf das offene SKILL.md-Format setzt, findet den Hintergrund in Agent Skills als offener Standard.

Was Deschalet dabei übernimmt

Als zertifizierter Google Cloud Partner helfen wir bei der Bestandsaufnahme, räumen Rechte und Ablagen auf, bauen die wichtigsten Skills und stellen Workspace-Studio-Flows um. Mehr zu unserer Arbeit mit Google Workspace findest Du auf der Übersichtsseite. Wenn Du vorher wissen willst, wo Euer Betrieb beim Thema KI steht, hilft der AI-Readiness-Check.

Fazit

Gems verschwinden nicht über Nacht, aber das Enddatum steht: frühestens 1. März 2027. Skills bringen echte Vorteile, weil sie dort wirken, wo Ihr ohnehin arbeitet, und sich kombinieren lassen. Wer jetzt Bestand aufnimmt, aufräumt und die wichtigsten Abläufe neu baut, hat den Wechsel lange vor der Frist erledigt. Wenn Du dabei Unterstützung willst, vereinbare ein kostenloses Erstgespräch.